Oficial de contratos

1. Función Principal

El(la) Oficial de Contratos de WWF Mesoamérica es responsable de administrar y monitorear todo el ciclo de los acuerdos otorgados o suscritos por WWF Mesoamérica, el cual incluye subvenciones, acuerdos de consultoría, acuerdos de apoyo para viaje, acuerdos de donación de bienes y otros acuerdos, desde la emisión, monitoreo de presupuesto, hasta el cierre de los programas o proyectos asignados. Proporciona soporte  a los oficiales de proyecto, administradores de oficinas de país, socios, consultores y beneficiarios. Garantiza que la información financiera, contractual y administrativa relacionada con los acuerdos salientes sea precisa y esté bien organizada en los sistemas operativos. Asegura que se cumplan los estándares, plazos de entrega, políticas, normas y procedimientos de la organización y los requerimientos de los donantes.

1. Principales Responsabilidades

1. Preparar, administrar y llevar el control de acuerdos de consultoría, subvenciones, acuerdos de apoyo para viaje y acuerdos de donación de bienes de WWF Mesoamérica, con organizaciones e individuos en la región.
2. Asegurar que los acuerdos estén preparados y procesados para que cumplan con las políticas y procedimientos de WWF, asegurando que la revisión y aprobación se realicen en un tiempo razonable.
3. Establecer con los oficiales de proyectos los mecanismos administrativos que permitan canalizar fondos a los socios y contrapartes, tomando en cuenta las políticas y procedimientos de WWF y la capacidad de los beneficiarios.  De ser necesario realizar visitas a beneficiarios para asegurar que estén implementando sistemas de manejo administrativo y financiero, apropiados para el nivel de financiamiento y la complejidad de los proyectos, también revisará sus procesos y políticas, y realizará las recomendaciones necesarias.
4. Realizar la debida diligencia y análisis de riesgo para subvenciones y/o consultorías en coordinación con el área financiera, de manera que se puedan preparar los acuerdos con un adecuado control sobre los perfiles de los beneficiarios. Da seguimiento a los planes de mitigación.
5. Elaborar los acuerdos salientes (subvenciones, acuerdos de consultoría, acuerdos de apoyo para viaje y acuerdos de donación de bienes), incorporando alcances de trabajo y presupuestos, y garantizando que se incluyan las disposiciones del donante principal. Se pone en contacto con nuevos consultores y beneficiarios para recopilar documentos.
6. Informar de manera sistemática a los oficiales de proyectos sobre el estado de avance de los acuerdos y el nivel de desembolso en presupuestos y adelanto de gastos, con una estrecha relación con los administradores de oficinas en cada país; identificando problemas y formulando recomendaciones para resolverlos adecuadamente de acuerdo con las políticas y procedimientos de WWF.
7. Revisar mensualmente los balances y provisiones de los acuerdos de consultoría y de subvención en conjunto con los administradores de país.
8. Dar seguimiento con los beneficiarios para la entrega de informes técnicos y financieros para asegurar que se cumplan tal y como está indicado en los acuerdos.
9. Revisar y analizar los informes financieros de terceros, asegurando que cumplan con las políticas y procedimientos de WWF y sus donantes.
10. Monitorear y asegurar el cumplimiento de los requisitos de informes técnicos y financieros, y que se cumplan con los cronogramas establecidos, asegurando que dichos informes se reciban y envíen a los oficiales de proyectos responsables para su revisión y aprobación; y notificar a las personas apropiadas de la recepción de los informes técnicos y financieros.
11. Elaborar y procesar enmiendas para acuerdos de consultorías y de subvenciones, según sea necesario.
12. Realizar el cierre de los diferentes acuerdos, siguiendo las políticas y procedimientos de WWF, coordinando con los administradores de país y oficiales de proyectos, según corresponda.
13. Coordinar, revisar, y dar seguimiento a cartas de patrocinio, Acuerdos de Entendimiento (MOU’s) y Acuerdos de Confidencialidad que se realicen entre WWF Mesoamérica y terceros, de acuerdo con las políticas establecidas por WWF.
14. Servir de enlace entre WWF Mesoamérica y la Oficina de Asesoría Legal de WWF-US para el manejo de los acuerdos en cada país de la región y dar el debido seguimiento a las consultas legales.
15. Capacitar a socios, consultores y/o beneficiarios con quienes se ha suscrito acuerdos en temas relacionados a los procedimientos administrativos de WWF Mesoamérica y asegurar el cumplimiento de los requerimientos de donantes. 
16. Capacitar y dar soporte a los oficiales de proyectos y administradores de cada oficina en el uso del sistema de gestión de acuerdos y capacitar en las políticas para el manejo de los acuerdos.
17. Apoyar en los procesos de auditoría interna y externa en los requerimientos de acuerdos.
18. Participar en intercambio de experiencias, tanto con la sede de WWF en Washington DC como con otras oficinas de WWF, ya sea de forma presencial en los talleres que se organicen para dicho propósito o de manera remota.

Ciudadano (a) de Guatemala o extranjero (a) que resida o tenga permiso de trabajo en Guatemala.

1. Educación

• Licenciatura en Administración de Empresas, Gerencia de Negocios, Contaduría Pública y Auditoría, Finanzas o carreras afines.
• De preferencia, con estudios en Maestría o especialización en el área administrativa-financiera.

1. Experiencia

• Al menos, cinco años de experiencia laboral en administración de subvenciones y acuerdos, gestión de subvenciones o contabilidad de subvenciones de preferencia en organizaciones internacionales.
• Al menos, cinco años de experiencia trabajando en organizaciones internacionales administrando proyectos con fondos provenientes de la cooperación internacional.
• Deseable experiencia en manejo de subvenciones con fondos del gobierno de Estados Unidos (USAID).

1. Habilidades y Destrezas

• Bilingüe (Inglés- Español)
• Excelentes habilidades y experiencia en comunicación oral y escrita.
• Excelentes habilidades de redacción y síntesis.
• Atención al detalle.
• Capacidad para priorizar y producir de manera efectiva trabajo de alta calidad bajo limitaciones de tiempo.
• Capacidad para trabajar con equipos multiculturales y multidisciplinarios.
• Capacidad de organización, planificación y registro documentario.
• Disciplina para implementar los procedimientos y políticas establecidos.
• Disponibilidad para viajar dentro y fuera del país, cuando sea requerido.
• Alta aptitud para el aprendizaje de nuevos sistemas.
• Orientación de servicio al cliente, colaboración y habilidades de resolución de problemas.
• Hábitos de trabajo independiente, enfocados a objetivos y/o resultados.
• Discreción y confidencialidad.
• Honestidad y ética profesional
• Compromiso con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos.
• Capacidad para aplicar e identificarse con los valores fundamentales de WWF:  Valentía, Integridad, Respeto y Colaboración:
  • Demuestra valor al hablar incluso cuando es difícil o impopular.
  • Genera confianza con los colegas actuando con integridad, reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable.
  • Acepta otros puntos de vista e ideas, reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad, curiosidad y aliento.
  • Hace esfuerzos conscientes para promover prácticas, comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos.

1. Para aplicar

Envíe su solicitud en un solo documento PDF, que contenga:

• En la primera página, una carta de presentación que resuma su experiencia laboral, al final de la carta incluya su expectativa salarial.

• En la segunda página, incluya su CV con al menos tres contactos de referencias laborales incluyendo correo electrónico.

• Envíe su solicitud vía correo electrónico a yflores@wwfca.org

• Fecha límite de solicitud: viernes 13 de septiembre 2024

• Debido al alto volumen de solicitudes, no podemos responder consultas por teléfono.

WWF no discriminará en sus prácticas de empleo debido a la raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, estado civil, información genética, orientación sexual, identidad y expresión de género, discapacidad del solicitante.

WWF valora la diversidad y la inclusión y da la bienvenida a candidatos diversos para postularse.