Asistente Administrativa de Operaciones, Inventarios y Servicio al Cliente

PERFIL DE PUESTO

Asistente Administrativa de Operaciones, Inventarios y Servicio al Cliente

Área: Operaciones / Logística / Abastecimiento / Soporte

Reporta a: Operaciones / Coordinación de Abastecimiento / Dirección

Modalidad: Presencial / Híbrida

Ubicación: Bodega Central Venditek

Objetivo del puesto

Apoyar la operación diaria de Venditek mediante la gestión eficiente de inventarios, planificación de pedidos, coordinación de rutas y horarios de abastecimiento, control de planimetrías y vencimientos, estructura de bodega central y atención remota de clientes, asegurando continuidad operativa, orden y buen nivel de servicio.

Responsabilidades principales

Gestión de Bodega Central

Estructurar y mantener el orden físico y administrativo de la bodega central.

Controlar ingresos y salidas de productos.

Mantener actualizado el inventario general (físico vs sistema).

Apoyar en conteos cíclicos y auditorías de inventario.

Identificar quiebres, sobrestock y mermas.

Pedidos y Abastecimiento

Realizar pedidos de productos a clientes/proveedores según consumo y proyección.

Preparar pedidos para rutas de abastecimiento.

Validar que los pedidos cumplan con planimetría, rotación y fechas de vencimiento.

Coordinar ajustes de pedidos según incidencias o cambios operativos.

Gestión de Rutas y Horarios de Abastecimiento

Planificar y organizar rutas de abastecimiento por operador.

Gestionar y mantener actualizados los horarios de abastecimiento por ubicación (edificios, clínicas, empresas, etc.).

Coordinar abastecimientos considerando:

Ventanas horarias permitidas

Restricciones de acceso

Días y frecuencias por cliente

Apoyar en la optimización de rutas (tiempos, costos y volumen).

Coordinar reprogramaciones cuando existan cambios o contingencias.

Control de Inventario por Máquina

Llevar control virtual del inventario de cada máquina.

Actualizar consumos, reposiciones y diferencias.

Identificar máquinas con bajo stock, sobrestock o baja rotación.

Apoyar con reportes operativos básicos para toma de decisiones.

Gestión de Planimetrías

Mantener actualizadas las planimetrías de cada máquina.

Asegurar que el abastecimiento respete:

Distribución de productos

Precios

Cantidad por carril

Apoyar cambios de planimetría según desempeño de ventas o indicaciones del cliente.

Control de Fechas de Vencimiento

Llevar control virtual y preventivo de fechas de vencimiento en:

Bodega central

Máquinas

Generar alertas de productos próximos a vencer.

Coordinar rotación, retiro o reemplazo de productos.

Apoyar la reducción de mermas.

Apoyo en Servicio al Cliente Remoto

Atender solicitudes de clientes vía:

WhatsApp

Teléfono

Correo

Plataforma Venditek

Registrar incidencias como:

Máquina sin producto

Fallas de entrega

Problemas de pago

Derivar casos a operaciones, técnicos o soporte según corresponda.

Dar seguimiento básico hasta cierre de la solicitud.

Mantener comunicación clara y cordial con los clientes.

Apoyo Administrativo General

Registro y control de información operativa.

Actualización de bases de datos de máquinas, ubicaciones y clientes.

Apoyo en reportes simples de inventario, rutas y servicio.

Coordinación constante con operadores de ruta, técnicos y supervisión.

Conocimientos y habilidades requeridas

Técnicos

Manejo intermedio de Excel / Google Sheets.

Conocimientos básicos de inventarios (FIFO, rotación, stock mínimo).

Deseable experiencia en:

Logística

Bodegas

Retail

Consumo masivo

Deseable experiencia con sistemas de inventario, ERP o CRM.

Habilidades blandas

Alta organización y atención al detalle.

Capacidad de planificación y seguimiento.

Buena comunicación escrita y verbal.

Orientación al servicio al cliente.

Proactividad y resolución de problemas.

Capacidad para trabajar bajo presión operativa.

Requisitos

Formación técnica o universitaria en:

Administración

Logística

Operaciones

Experiencia mínima:

1–3 años en roles administrativos, logísticos o de soporte.

Disponibilidad para trabajo operativo y coordinación con terreno.

Deseable (no excluyente)

Experiencia en vending machines.

Experiencia en servicio al cliente.

Experiencia gestionando rutas u horarios operativos.

Conocimiento básico de indicadores operativos (KPI).

Indicadores de desempeño (KPI sugeridos)

Exactitud de inventario.

Cumplimiento de rutas y horarios de abastecimiento.

Reducción de quiebres de stock.

Merma por vencimiento.

Nivel de satisfacción del cliente.

Orden y control de bodega.

Versión corta para aviso laboral

Buscamos Asistente Administrativa de Operaciones para apoyar inventarios, pedidos, rutas y horarios de abastecimiento, control de planimetrías y fechas de vencimiento, además de atención remota a clientes. Rol clave para asegurar orden operativo y buen servicio.