Asistente II

Objetivo:

Bajo la supervisión de la Coordinadora Administrativa, atender a los clientes internos y externos del Programa Regional de VIH (VIHCA) de acuerdo con las políticas de la Universidad del Valle de Guatemala y dar apoyo en todas las gestiones de carácter administrativo y técnico que ayuden al cumplimiento de los objetivos del Programa Regional de VIH (VIHCA).

Funciones principales:

Atender el área de recepción de la oficina central del Programa Regional de VIH (VIHCA).
Administrar el correo general del Programa de VIH.
Actualizar continuamente el directorio telefónico del Programa Regional de VIH (VIHCA).
Realizar funciones de apoyo secretarial al área administrativa y técnica del programa de VIH.
Mantener actualizados los archivos y bases de datos del Programa Regional de VIH (VIHCA).
Llevar a cabo todas aquellas tareas que puedan ser requeridas de manera razonable o excepcional y que tengan como fin asegurar el funcionamiento operativo del área administrativa.

Actividades:
Control de entrada y salida y atención de visitantes internos (personal de UVG) y externos (proveedores, mensajeros, pacientes, etc.)
Atención de la planta telefónica de la oficina: recepción y generación de llamadas nacionales e internacionales de acuerdo con las necesidades del Programa.
Envío y recepción de documentos a nivel nacional e internacional.
Recepciones, despachos, transporte, impresiones, escaneos, transporte, etc.
Actualización del directorio telefónico de todos los colaboradores del Programa Regional de VIH (VIHCA).
Actualización del directorio telefónico de las personas que pertenecen los socios estratégicos del Programa Regional de VIH (VIHCA).
Actualización del directorio de las personas que pertenecen a las entidades de salud y ministerios con los que trabaja el Programa Regional de VIH (VIHCA).
Elaboración de minutas de reuniones.
Provisión de suministros de oficina al Programa Regional de VIH (VIHCA).
Redacción de memos y cartas.
Distribución y archivo de documentos
Apoyo logístico en actividades especiales.
Solicitud de compra de suministros de oficina y limpieza.
Actualización de archivos físicos y digitales.
Actualización del share point.
Sustituir al asistente administrativo II cuando éste se ausente.
Brindar colaboración a cualquiera de los miembros del personal del área administrativa que lo requiera.
Apoyar en el registro de gastos menores de operación.
Dar seguimiento a las transferencias internacionales (de Anticipos de Gastos Menores de Operación y Viáticos) y a la emisión de cheques (de Anticipos de Gastos Menores de Operación y Viáticos).
Organizar la logística de las reuniones de trabajo de la oficina (material escrito, reservación de salón, conexiones con los países vía telefónica o Skype) y coordinar la agenda general de la oficina (reuniones, citas, etc.)
Apoyar con procesos de cotizaciones con proveedores.
Redactar y transcribir correspondencia y documentos.
Mantener en orden el área de recepción y reportar cualquier anomalía que se presente en las instalaciones de las oficinas centrales.
Manejo de las salas de reuniones del Programa Regional de VIH (VIHCA).

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