Operador Único de Viajes y Eventos

Estamos lanzando la agencia in‑house de Viajes y Eventos para centralizar y profesionalizar todos los desplazamientos y producciones corporativas. Iniciamos la operación con una persona operadora única y disponibilidad inmediata, responsable de poner en marcha los procesos, SLAs y KPIs, negociar con aerolíneas, hoteles, venues y proveedores, y asegurar la ejecución 24/7 durante los eventos. La misión es elevar la experiencia del usuario, maximizar el ahorro y garantizar seguridad y cumplimiento. Es una oportunidad de construir desde cero un programa con alta autonomía, visibilidad ejecutiva y métricas claras de impacto.

Ejecutar, de principio a fin, los viajes corporativos y eventos, garantizando seguridad, calidad, ahorro y cumplimiento de política, actuando como punto único 24/7 durante la ejecución de los viajes o eventos, asegurando una experiencia consistente para los usuarios participantes.

• Gestión integral de solicitudes de viajes y eventos: recepción, priorización P1/P2/P3, cotización (2–3 opciones comparables), aprobaciones y confirmaciones.
• Reservas y emisión: coordinación con TMC Travel Management Company (agencia corporativa de gestión de viajes)/host/consolidador (y/o GDS Global Distribution System [sistema global de distribución] si aplica), registro de PNR Passenger Name Record (Registro de Nombre de Pasajero), políticas de cambio, entrega de itinerarios y vouchers.
• Sourcing y coordinación de proveedores: hoteles (LRA Last Room Availability [tarifa corporativa con "última habitación" disponible]/NRA Non‑Last Room Availability [tarifa corporativa sin "última habitación"]), venues, AV AudioVisual (servicios de audio, video, iluminación, producción técnica), catering, transporte, DMC Destination Management Company (operador/local partner para destino y eventos); negociación de condiciones, amenities y SLAs 24/7.
• Operación de eventos (MICE): minuta T‑1 semana, checklist de montaje, coordinación on‑site, control de tiempos y bitácora de incidencias.
• Cambios y emergencias: "asegura primero, optimiza después"; comunicación con viajero/organizador y HQ Headquarters (casa matriz/oficina central); resolución en ventana comprometida.
• Cierre y administración: conciliación de facturas, control de créditos aéreos, no‑shows y cargos; archivo digital por proyecto.
• Reporting y mejora continua: tableros por evento o viaje con KPIs y SLAs, análisis de ahorro vs. tarifa pública y propuestas de optimización.
• Cumplimiento: política de viajes/eventos, tratamiento de datos personales, seguridad y requisitos internos de compras/finanzas.

• FRT (First Response Time): ≤15 min laboral / ≤30 min fuera de horario.
• TTR (Time to Resolution): P1 ≤24-48 h; P2 2-7 días; P3 +7 días.
• Ahorro promedio: TBD% vs. tarifa pública (vuelos + hoteles).
• Uso de proveedores preferentes: ≥80% de noches/vuelos.
• Cumplimiento de política: ≥85% de transacciones.
• NPS Net Promoter Score (índice de recomendación de usuarios/participantes) (satisfacción): ≥60.
• Incidencias críticas resueltas durante evento: ≥95%.
• Reuso de créditos aéreos: ≥80% antes de vencimiento.
• Exactitud de facturación/conciliación: ≥98%.
• Documentación de eventos: 100% con minuta T‑1 y post‑mortem ≤72 h.

Ubicación: Preferencia por radicar en el centro del continente americano o con máximo dos horas de diferencia con GMT-6. 

Disponibilidad: Inmediata; horarios extendidos durante eventos y viajes.

Idiomas: Español e inglés fluido.

Viajes: Disponibilidad para viajar; pasaporte y visas vigentes.

Indispensables:

• 4+ años operando viajes corporativos y/o eventos (MICE).
• Español e inglés fluido; comunicación escrita impecable.
• Disponibilidad inmediata y sin restricciones de horario en días de evento.
• Pasaporte y visas vigentes; disponibilidad para viajar.
• Experiencia coordinando TMC/host/consolidador y negociando con hoteles/venues/AV/transporte.
• Dominio de herramientas de productividad (Google/Microsoft), gestor de tickets/tareas y WhatsApp Business.
• Rigurosidad administrativa: cotizaciones comparativas, conciliación, control de créditos/no‑shows.
• Conocimiento práctico de políticas de viajes, duty of care y protección de datos personales.
• Alta organización, comunicación clara y resolución de problemas; disponibilidad extendida en días de evento.

Deseables:

• Manejo de GDS Global Distribution System (sistema global de distribución (Amadeus/Sabre) y OBT Online Booking Tool (herramienta en línea de reservas/autoreservas); nociones de IATA International Air Transport Association (acreditación/reglas para emisión aérea)/ARC Airlines Reporting Corporation (entidad de liquidación de boletos en EE. UU. .
• Métricas y tableros en Sheets/Data Studio/BI.
• Producción de eventos híbridos/streaming y coordinación de AV.
• Criterios ESG Environmental, Social & Governance (criterios ambientales, sociales y de gobernanza) aplicados a viajes/eventos (p. ej., proveedores sostenibles).

Competencias:

• Organización y priorización (P1/P2/P3).
• Resolución de problemas bajo presión y toma de decisiones.
• Orientación a cliente y comunicación clara.
• Negociación y gestión de proveedores.
• Disciplina operativa y foco en datos/KPIs.