Recepcionista clínica dental

Descripción General del Puesto:

La recepcionista de una clínica dental es la primera impresión del paciente y un pilar clave para el funcionamiento administrativo y la experiencia del usuario. Su función principal es gestionar la atención al paciente, coordinar citas, brindar información clara y precisa, y asegurar que los procesos administrativos se realicen con eficiencia, confidencialidad y trato humano.

Responsabilidades Principales:

Atención al Paciente

• Recibir y despedir a los pacientes con un trato profesional, amable y empático.
• Gestionar llamadas, mensajes, correos y consultas presenciales.
• Orientar a los pacientes sobre tratamientos, tiempos estimados, requisitos y preparación previa cuando corresponda.
• Brindar apoyo a pacientes con miedo o ansiedad dental.

Gestión de Agenda y Coordinación

• Organizar y confirmar citas con precisión.
• Optimizar la agenda de los doctores garantizando flujos de trabajo eficientes.
• Prever tiempos según tipo de tratamiento y requisitos del profesional.
• Reagendar citas ante cambios o imprevistos y comunicar al equipo.

Gestión Administrativa

• Registrar datos de pacientes y mantener historiales actualizados.
• Gestionar consentimientos informados y documentación clínica.
• Llevar control de pagos, facturas, presupuestos y cobros.
• Gestionar convenios con aseguradoras dentales (si aplica).
• Supervisar inventarios básicos de recepción y material informativo.

Comunicación Interna

• Mantener comunicación fluida con el equipo de odontólogos, higienistas y auxiliares.
• Informar sobre llegadas, retrasos o cancelaciones.
• Coordinar con laboratorio dental y proveedores cuando sea necesario.

Calidad del Servicio y Reputación

• Asegurar un ambiente acogedor y profesional en la sala de espera.
• Gestionar encuestas de satisfacción y seguimiento post-tratamiento (si aplica).
• Participar en acciones de fidelización y recordatorios de revisiones periódicas.

Requisitos Académicos:

• Educación Diversificado (obligatorio).
• Formación técnica o superior universitaria en administración, secretariado, asistencia administrativa, gestión sanitaria o similar (deseable).
• Cursos en atención al cliente, comunicación efectiva o relación con el paciente (valorado).
• Conocimientos básicos de terminología dental o sanitaria (deseable).

Requisitos de Experiencia:

• Mínimo
  1 año de experiencia en atención al cliente o puestos administrativos.
• Ideal: experiencia previa en clínicas dentales o centros de salud.
• Experiencia en manejo de agendas múltiples y alta afluencia de pacientes.
• Experiencia en manejo de cobros, facturación o coordinación de seguros médicos (valorado).

Requisitos Técnicos:

• Dominio de software de gestión dental (Gesden, Dentrix, Clinic Cloud u otros).
• Manejo seguro de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Conocimientos en facturación, emisión de recibos o presupuestos.
• Habilidad para manejar centralitas telefónicas y sistemas de mensajería (WhatsApp Business, email).
• Conocimientos básicos en sistemas de gestión documental y protección de datos (GDPR/LFPD).

Habilidades y Competencias:

Interpersonales

• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Empatía y capacidad para tratar con pacientes ansiosos o sensibles.
• Alto nivel de servicio al cliente.

Organizativas

• Capacidad para gestionar varias tareas a la vez.
• Precisión y atención al detalle en agendas y registros.
• Puntualidad y responsabilidad.

Personales

• Imagen profesional y cuidada.
• Actitud proactiva y resolutiva.
• Discreción y estricta confidencialidad.
• Adaptabilidad a cambios y trabajo bajo presión.
• Capacidad para trabajar en equipo con odontólogos, higienistas y auxiliares.

Requisitos Adicionales:

• Disponibilidad para trabajar en turnos (continuos o partidos según clínica).
• Capacidad para aprender procesos y protocolos clínicos rápidamente.
• Buen manejo del estrés y situaciones conflictivas.
• Iniciativa para mejorar la experiencia del paciente y aportar sugerencias.