Asistente Administrativo

Descripción del Puesto

El/La Asistente Administrativo brinda apoyo en la atención a población en situación de vulnerabilidad con riesgos de protección y necesidad de alojamiento temporal en el programa de AIRBNB. A la par, trabaja con el equipo de Administración y Finanzas para hacer cumplir los procesos administrativos, de logística, contabilidad y financieros que aseguren la correcta operación, auditoría y cumplimiento de los proyectos de HIAS en Guatemala.

Funciones Principales

• Entrevistas de identificación y perfilamiento de casos provistos por diferentes organizaciones y por otras áreas de HIAS y que necesiten un alojamiento temporal en el programa de Airbnb.
• Seguimiento de las entradas y salidas de los alojamientos de AIRBNB, así como el seguimiento de las normas de los alojamientos.
• Control del seguimiento y respaldos de programas y de contabilidad mensual del programa.
• Seguimiento a todos los casos de Airbnb para verificar que los beneficiarios cuenten con los servicios básicos ofrecidos por los anfitriones en la web de Airbnb y evitar inconvenientes.
• Control de los gastos de transporte para beneficiarios: recepción de recibos por honorarios y solicitud de pago a finanzas.
• Valoración de la situación de vulnerabilidad de las familias identificadas.

Administración y Finanzas

• Cotizaciones y elaboración de cuadros comparativos acorde a la política de adquisiciones.
• Elaboración de orden de compra, requisición y solicitud de pago de las operaciones diarias.
• Escaneado de respaldos de operaciones diarias (compras, cotizaciones, facturas).
• Manejo y actualización del inventario de forma mensual (activo fijo y material de programas).
• Control, entrega y recepción de equipo de trabajo (laptop, celular, y otros).
• Apoyo en la recepción y consolidación quincenal de hojas de tiempo (timesheets).
• Apoyo en la entrega de novedades e incidencias.
• Apoyo en la revisión de planilla y revisión de montos a pagar a IGSS.
• Apoyo en la revisión del cálculo de impuestos y seguimiento a pago a SAT.
• Consolidación de la documentación del pago de impuestos de nómina.

Cualificaciones y Requerimientos

• Estudiante actual o recién egresado de profesional deseable del área profesional de contabilidad o afín.
• Deseable experiencia mínima de 1 año en funciones similares.
• Manejo avanzado de Excel.
• Organización.
• Proactividad.
• Manejo de equipos.
• Un plus experiencia en el trabajo con organizaciones sin fines de lucro.

Declaración

Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.

La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.

Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.

Proceso de Selección

Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso.

Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma.

Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico.

Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos.

Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico.

Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral.

Paso 6: Carta Oferta.

Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS.

Nota: Algunos de nuestros procesos pueden variar, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas.

Acerca de Nosotros

Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

Vision: HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.

Misión: Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

Valores: Welcome, Acogimiento, Hospitalité, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje, Resiliencia.

Diversidad: HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

Salvaguarda: HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas. En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.

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