Asistente de logística Jalapa

Duración : 5 meses
Fecha de inicio : 24-Jun-2024

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El Asistente de logística es responsable de todas las actividades logísticas en la base, con respecto a compras y apoyo en otras tareas propias del departamento logístico (compras, flota de vehículos, bodega, equipamiento, inmuebles).

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1: Aprovisionamiento 

Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos/ servicios) de la base.

Responsable directo de las adquisiciones. Responsable de liderar la realización de planes de aprovisionamiento de cada proyecto a cargo con la jefatura de proyecto, parte técnicas necesarias y administración. Responsable de dar seguimiento y actualización a los planes de aprovisionamiento mensualmente en conjunto con jefaturas y administración. Generar alertas tempranas según sean necesarias en referencia a la programación y proyección que indique el plan de aprovisionamiento de cada proyecto. Seguimiento a todos los procesos relacionados con las adquisiciones: definición del tipo de proceso según el umbral, solicitudes de cotización, realización de tablas de valoración, visita a proveedores, entrega de materiales, monitoreo de calidad/pagos, monitoreo de precios, elaboración de contratos, y otras inherentes al puesto. Tramitar las solicitudes de pedidos de forma expedita respetando los umbrales establecidos según los procedimientos logísticos ACH y/o donantes. Verificar que todos los dosieres contengan la documentación completa (solicitudes de cotización, tabla de valoración, orden de compra, formulario de acuerdo, . en tiempo real en nohungerforum. Organizar y archivar ordenadamente toda la documentación logística siguiendo los procedimientos internos según el Kit log v3.6 Garantizar transparencia, ética y responsabilidad según los principios de ACH y el código de conducta y ética. Proporcionar seguimiento a todas las compras pendientes. Apoyar al logista base en el correcto llenado y seguimiento del cuadro de control de pedidos. Proporcionar documentos y participar en procesos de auditorías según le sea requerido. Proporcionar seguimiento de inventario (recepción, envío, almacenamiento, fechas de expiración). Elaborar contratos para proveedores y darle el seguimiento debido de los mismos. Gestionar y dar seguimiento a pago de proveedores

Objetivo 2: Manejo de flota de vehículos 

Apoya al logista base en la gestión adecuada de la flota de vehículos.

Apoya en velar por el buen estado de la flota de vehículos. Apoya en la planificación de movimientos en ausencia del logista base. Seguimiento de tareas administrativas (seguimiento a contratos varios).

Objetivo 3: Gestión de equipamiento e inmuebles

Gestionar adecuadamente los inmuebles, mobiliario, equipos, e inventarios de la misión.

Apoya en la elaboración formato de asignación y entrega temporal de equipo informático, oficina, visibilidad. Apoya en el monitoreo el uso debido del equipamiento por los usuarios. Apoya en la custodia y actualización de los inventarios en formatos digitales y físicos de equipo (cámaras fotográficas, computadoras, impresoras, fotocopiadoras, y bienes muebles de la base. Apoya en garantizar el estado óptimo, mantenimiento, almacenamiento y reparación del equipamiento (computadoras, impresoras, y asegurar que todo el equipamiento esté debidamente etiquetado.

Objetivo 4: Reportes logísticos 

Elaboración y actualización de reportes logísticos el día 8 de cada mes.

Elaboración, seguimiento y envío del PFU por sus siglas en inglés (seguimiento de solicitud de pedidos/). Apoyo en la elaboración, actualización y seguimiento del listado equipamiento. Recolección al área técnica de las actas y fuentes de verificación de las actividades con comunidades beneficiadas.  Control y actualización de lista de proveedores. Apoyo en la elaboración, actualización y seguimiento del listado de inventario de la base. Apoyo en la actualización y control de líneas telefónicas. Apoyo en la actualización y seguimiento a los contratos de la base. Apoyo en la actualización y seguimiento al formato de control de pedidos.

Objetivo 5: Coordinación y planificación 

Gestionar adecuadamente una comunicación fluida entre logística, administración y proyectos de la base.

Participar en las reuniones del equipo técnico y administrativo para el debido seguimiento de compras, validaciones técnicas, seguimiento presupuestario y plan de compras y otras reuniones planificadas por el Coordinador Logístico. Apoyar al personal administrativo y técnico en gestionar pedidos y/o compras de la base. Participar en reuniones semanales para seguimiento de pedidos y validación de SPs, cuando le sea requerido.

Esta descripción encaja contigo?

Formación:

Mínimo, tercer año de Universidad en carreras como licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o afines. Con experiencia previa solida en compras y logística deseable.

Conocimientos técnicos específicos:

Experiencia en el manejo de la cadena de aprovisionamiento, gestión de alto volumen de compras, supervisión de vehículos, gestión de la seguridad, control de inventario, reportes, entre otras.

Experiencia previa: 

Experiencia mínima de 2 años trabajando en proyectos y/o donantes de ayuda humanitaria y/o sector privado.

Conocimiento del sector humanitario: 

Alto nivel ético, rigurosidad en procedimientos, flexibilidad ante eventos inesperados, multitareas.  Vocación de servicio y ayuda humanitaria.

Conocimiento de Acción contra el Hambre:

Deseable

Idiomas:

Español.  Ingles básico (deseable)

Ofimática y sistemas específicos:

Nivel intermedio de Excel, Microsoft Word, Outlook y PowerPoint. Dominio de Windows y plataformas de internet.

Movilidad (nacional/ internacional): 

Movilidad requerida a nivel nacional entre bases y/o otros departamentos. No se requiere movilidad internacional.

Compromiso con la Igualdad de Género:

Valorable experiencia previa en temas relacionados con la promoción y compromiso personal de la igualdad de género.

Nuestro paquete retributivo:

Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
La información del salario se amplía en entrevista.
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.

NOTA IMPORTANTE: Para postular deberá adjuntar su Cv. y Carta de interés con pretensión salarial, antecedentes penales y policiacos en un solo archivo en formato PDF.

Último día para postular 08 de Mayo de 2024 

Solo se considerarán las postulaciones que cumplan los requisitos establecidos.

Acción contra el Hambre se compromete a prevenir cualquier tipo de comportamiento no deseado en el trabajo, incluyendo el acoso sexual, la explotación y el abuso sexual, la falta de integridad y /o mala praxis financiera; Esperamos que todo nuestro personal y personas voluntarias compartan este compromiso y compartan nuestro código de conducta y otras políticas relacionadas ya que sólo aquellas personas que compartan nuestros valores y código de conducta serán reclutadas para trabajar para nosotros.

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