Logista Flying

Duración : 12
Fecha de inicio : Inmediatamente

Contribuirás a acabar con el hambre en el mundo por ...

El logista Flying es responsable por todas las actividades e informes logísticos en todas las bases de la misión Centroamérica que requieran de su apoyo en determinado tiempo y espacio (compras, flota de vehículos, bodega, equipamiento, inmuebles). El logista Flying contribuye de manera activa en el manejo de la seguridad de la base (análisis e implementación).

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1. Aprovisionamiento:  Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos/ servicios) de la base.

Tareas:

Responsable directo de todas las compras para la base y los proyectos.  Elaboración planes de aprovisionamiento junto con los jefes de proyectos y equipo en las bases que este prestando apoyo y su actualización mensual, cargándolo en No Hunger Forum y Teams. Seguimiento de todas las tareas relacionadas al proceso de compras como: solicitudes de cotización, visita a proveedores, entrega de materiales, monitoreo de calidad/pagos, monitoreo de precios etc. Tramitar las solicitudes de pedidos de forma expedita respetando los umbrales establecidos según los procedimientos logísticos ACH y/o donantes.  Verificar que todos los dosieres contengan la documentación completa (solicitudes de cotización, tabla de valoración, orden de compra, formulario de acuerdo, .  Organizar y archivar la documentación logística siguiendo los procedimientos internos según el Kit log v3.6  Garantizar transparencia, ética y responsabilidad según los principios de ACH y el código de conducta y ética.  Proporcionar seguimiento a todas las compras pendientes.  Asegurar que el informe de seguimiento de pedidos sea actualizado diariamente y compartido con todos los jefes de proyectos según le sea requerido.  Actualizar el informe de seguimiento de contratos de manera seguida. Proporcionar seguimiento de inventario (recepción, envío, almacenamiento, fechas de expiración). Obtener la información relevante para la formulación de proyectos, presupuestos, y planes de compra. Elaborar acuerdos marco y contratos para proveedores y darle el seguimiento debido de los mismos. Comunicar los planes de compras a todos los departamentos y asegurar un flujo dinámico de solicitudes de pedidos. Realizar fit back de procesos logísticos al logista de la base.

Objetivo 2. Manejo de flota de vehículos: Gestionar adecuadamente todos los vehículos de la base y elaborar los informes pertinentes. 

Tareas  : 

Supervisar los movimientos diarios y semanales de todos los vehículos según la planificación de transporte. Asegurar el cumplimiento debido de las reglas de seguridad para los vehículos y pilotos (cinturón de seguridad, límites de velocidad, reporte de incidentes Seguimiento de movimientos de vehículos dentro la área de implementación de la base y/o otras áreas.  Programar los mantenimientos preventivos/reparaciones de los vehículos de la base. Emite y lleva el control de vales de gasolina de los vehículos de la base y otras bases conforme le sea requerido. Elaborar y monitorear los informes de consumo de combustible (logbook, kilometraje). Seguimiento de tareas administrativas (seguimiento de contratos con compañía de renta, seguros, permisos, . Informar y reportar de manera inmediata cualquier incidente de seguridad al jefe de base y/o coordinador logista. Realizar fit back de del manejo de flota al logista de la base.

Objetivo 3. Gestión de equipamiento e inmuebles: Gestionar adecuadamente los inmuebles, mobiliario, equipos, e inventarios de la base.

Tareas:  

Elaborar formato de asignación y entrega temporal del equipo informático, oficina, visibilidad. Monitorear el uso debido del equipamiento por los usuarios.  Actualizar el listado de equipamiento y inventario de forma periódica. Custodia y actualización de los inventarios en formatos digitales y físicos de equipo (cámaras fotográficas, computadoras, impresoras, fotocopiadoras, y bienes muebles de la base.  Asegura que la oficina, casa de huéspedes y bodegas estén en condiciones óptimas (limpias y con buen mantenimiento). Garantizar el estado óptimo, mantenimiento, almacenamiento y reparación del equipamiento (computadoras, impresoras, y asegurar que todo el equipamiento esté debidamente etiquetado.  Gestionar de manera adecuada el stock de papelería. Garantizar que el antivirus está debidamente instalado /actualizado y que los respaldos de datos estén debidamente efectuados de manera semanal.  Realizar fit back de gestión de equipamiento al logista de la base.

Objetivo 4. Reportes logísticos: Elaboración y actualización de reportes logísticos el día 08 de cada mes de la base donde este prestando el apoyo.

Tareas: 

Elaboración y envío del PFU (seguimiento de solicitud de pedidos/) y listado de proveedores.   Elaboración y actualización del listado equipamiento, inventario físico de la base.  Elaboración y envío de los informes de consumo de combustible de vehículos, consumo a los 100 Km seguimiento (TERRAMAR). Elaboración y envío de los informes logísticos mensuales y/o otros reportes que le sean solicitados. Actualización seguimiento de contratos de la base. Elaborar reporte logístico a coordinación de base/país y coordinación logística de la misión de cada base en la que sea requerido para prestar apoyo.

Objetivo 5. Gestión de la seguridad: Supervisar adecuadamente los aspectos logísticos de la seguridad de la base donde este prestando el apoyo. 

Tareas: 

Contribuir al análisis de contexto y seguimiento a incidentes de seguridad y su debido reporte. Asegurar la correcta aplicación y cumplimiento de las reglas de seguridad. Participar en la elaboración del plan de Seguridad de la base y documentos relacionados. Informar de manera inmediata a coordinación de cualquier incidente ocurrido (máximo 48 hrs). Monitorear y analizar frecuentemente el contexto de seguridad de la base. Adaptando nuevas medidas en función del contexto en casos necesarios.  Asegura que los pilotos y staff sigan las normas de seguridad. Monitorear la implementación de extintores, cajas de hibernación y botiquines médicos en la oficina y casa de huéspedes.  Realizar fit back de gestión de la seguridad y briefing de seguridad al logista de la base.

Objetivo 6. Coordinación y planificación: Gestionar adecuadamente una comunicación fluida entre logística, administración y proyectos de la base.

Tareas: 

Coordinar reuniones con el equipo técnico y administrativo para el debido seguimiento de compras, validaciones técnicas, seguimiento presupuestario y plan de compras.  Actualizar la planificación/seguimiento de tareas prioritarias de los proyectos en la base. Apoyar al personal administrativo y técnico en gestionar pedidos y/o compras de la base. Participar en reuniones semanales para seguimiento de pedidos y validación de solicitudes de pedido.  Realizar fit back de coordinación y planificación al logista de la base.

Esta descripción encaja contigo?

Formación: Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o afines. Con experiencia previa en logística deseable. 

Conocimientos técnicos específicos:  

Experiencia o familiarización con la realización de procesos metódicos y eficientes para realizar adquisiciones.  Habilidad para gestionar el tiempo de manera efectiva, con enfoque en la organización y priorización de tareas para asegurar la fluidez operativa y el cumplimiento de plazos. Experiencia en supervisión de procesos basados en manuales y políticas. Conocimiento de conceptos en gestión de la seguridad. Control de inventario, entre otras. 

Experiencia previa: Experiencia mínima de 2 años laborando en proyectos y donantes de ayuda humanitaria y/o sector privado. 

Conocimiento del sector humanitario:  Alto nivel ético, rigurosidad en procedimientos, flexibilidad ante eventos inesperados, multitask. Vocación y ayuda humanitaria.

Conocimiento de Acción contra el Hambre: Deseable

Idiomas:  Español obligatorio, ingles deseables. 

Ofimática y sistemas específicos:  Nivel intermedio de Excel, Microsoft Word, Outlook y PowerPoint, Teams. Dominio de Windows y plataformas de internet. Experiencia previa con sistemas de monitoreo de GPS. 

Movilidad (nacional/ internacional): Movilidad requerida a nivel nacional entre bases y/o otros departamentos, se requiere movilidad internacional. 

Compromiso con la Igualdad de Género:  Valorable experiencia previa en temas relacionados con la promoción de la igualdad de género o compromiso personal con la igualdad de género. 

Nuestro paquete retributivo:

Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
La información del salario se amplía en entrevista.
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.

NOTA IMPORTANTE: Para postular deberá adjuntar su Cv. y Carta de interés con pretensión salarial, antecedentes penales y policiacos en un solo archivo en formato PDF.

Solo se considerarán las postulaciones que cumplan los requisitos establecidos.

Últimos días para aplicar 13 de agosto 2024

Acción contra el Hambre se compromete a prevenir cualquier tipo de comportamiento no deseado en el trabajo, incluyendo el acoso sexual, la explotación y el abuso sexual, la falta de integridad y /o mala praxis financiera; Esperamos que todo nuestro personal y personas voluntarias compartan este compromiso y compartan nuestro código de conducta y otras políticas relacionadas ya que sólo aquellas personas que compartan nuestros valores y código de conducta serán reclutadas para trabajar para nosotros.

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