Asistente de Administración

Water For People es una organización mundial sin fines de lucro que trabaja en nueve países y reúne a comunidades, empresarios locales y gobiernos para construir y mantener servicios de agua y saneamiento duraderos. Tenemos una solución sostenible para poner fin a la crisis mundial del agua y el saneamiento, y nuestros empleados en todo el mundo ayudan a impulsar esta solución.

Objetivo del cargo:
Apoyar al Administrador Financiero de país en lo relativo a las compras requeridas por cada unidad de trabajo, así mismo, realizar registros contables de las operaciones que se realizan en la organización, llevar a cabo los procesos administrativos y financieros de manera que se mantengan ordenados y a disponibilidad en el momento que se requiera. Apoyar otras acciones que cumplan con la misión y visión de la Organización.

Funciones y deberes esenciales del trabajo:
- Mantener en orden y archivar la documentación de respaldo contable de la organización.
- Elaborar cheques (dólares y quetzales).
- Asegurar un adecuado registro de gastos de donantes en el sistema NetSuite.
- Realizar Estados Financieros.
- Encargarse de los procesos de compras del programa en Guatemala.
- Solicitar cotizaciones a los distintos proveedores.
- Elaborar cuadros comparativos para realizar las compras.
- Realizar confirmaciones de compra a los proveedores y coordinar entregas de materiales con las autoridades comunitarias proporcionadas por los responsables de los proyectos.
- Llevar el control del movimiento bancario, disponibilidad de fondos.
- Revisar los requerimientos de pago a proveedores y asegurar que cada pago cuente con la debida documentación de respaldo.
- Llevar el control, manejo y custodia de la Caja Chica.
- Mantener el inventario de bienes de la oficina de país actualizado.
- Realizar, imprimir y archivar los libros contables de la organización.
- Revisar liquidaciones de gasto de las unidades de trabajo de la organización.
- Manejar oportunamente el presupuesto anual en cada una de sus fases trimestrales, con el propósito de brindar orientación al staff del país (gastos), logrando registros más exactos, que se ajusten con las actividades y fondos previstos.
- Controlar los anticipos al personal y revisar las liquidaciones de gastos cuando sean requeridas.
- Apoyar al Administrador Financiero durante el desarrollo de auditorías internas y externas al programa en Guatemala, a fin de asegurar que toda la documentación de soporte y los medios de verificación se encuentren ordenados y disponibles.
- Examinar que los estados financieros e informes elaborados relacionados con los fondos entregados, presentan de manera razonable, en todos los aspectos materiales, los ingresos recibidos y los gastos incurridos durante el periodo auditado de conformidad con los “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados” u otra base comprensiva de contabilidad.
- Establecer e implementar procedimientos contables que faciliten el control de actividades.
- Revisar que todas las acciones se alineen a los manuales de procedimientos vigentes en Water For People.
- Mantener buenas relaciones de trabajo que promuevan el sentido de equipo.
- Brindar apoyo a los compañeros de trabajo en cualquier actividad.
- Relacionarse con sus compañeros de trabajo, inspirar a otros a participar y mitigar los potenciales conflictos entre compañeros de trabajo.
- Respetar el Código de Ética, Política de Fraude y la Política de Tecnologías de la Información de Water For People.
- Contribuir en la generación de un ambiente de trabajo agradable.
- Apoyar a Water For People en el logro de su misión y visión, compartiendo los valores de la organización.
- Otras actividades que se le asignen propias del trabajo cotidiano.

COMPORTAMIENTOS Y COMPETENCIAS: Colaborador(a) individual:
- Se conecta a la misión.
- Gestiona a través de la ambigüedad.
- Demuestra conciencia cultural.
- Orientado(a) a la acción.
- Sentido de equipo.

CALIFICACIONES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDAS:
- Estudios avanzados de Licenciatura en Contaduría Pública, Administración de Empresas o carreras afines.
- Educación o capacitación formal como Perito Contador.
- Conocimiento en legislación tributaria y laboral.
- Se requieren 3 años de experiencia en puestos similares.
- Conocimientos de principios de contabilidad generalmente aceptados y de la legislación vigente.
- Conocimientos básicos de hardware y software, Microsoft Office, especialmente de procesamiento de textos, hojas de cálculo y correo electrónico.
- Capacidad de encontrar soluciones a los problemas mediante la creatividad, el raciocinio y las experiencias del pasado.
- Disponibilidad para aprender nuevas habilidades, técnicas y procedimientos para realizar su trabajo de manera eficiente.
- Alto sentido de responsabilidad.
- Capacidad de planificación y organización.
- Buena capacidad de comunicación (con los compañeros, socios, proveedores u otros).
- Se requiere conocimiento práctico del idioma inglés en un nivel básico.

REQUISITOS FÍSICOS Y CONDICIONES DE TRABAJO:
- El trabajo es presencial en la oficina de Water For People Guatemala en Santa Cruz de Quiché.
- Disponibilidad para viajar hasta un 10% desde la oficina de país de Guatemala, cuando sea requerido, hacia las zonas de intervención o donde sea necesario.
- Capacidad para trabajar fuera del horario comercial habitual para reunirse con miembros del equipo ubicados en otras zonas horarias.
- Este puesto funciona en un entorno de oficina típico.

Nota: Esta descripción del trabajo no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o calificaciones asociadas con el trabajo.

Water For People no puede proporcionar patrocinio de inmigración para este puesto.

Water For People se compromete a proteger a los(as) niños(as) a los(as) que se encuentre durante nuestro trabajo y por nuestros empleados(as), previniendo el abuso sexual y la explotación de todas las personas con un enfoque particular en las mujeres y los(as) niños(as) y otras comunidades marginadas en el desempeño de nuestro trabajo, previniendo la trata de personas en el desempeño de nuestro trabajo y en nuestra cadena de suministro y a tener un lugar de trabajo libre de drogas. Durante los procesos de contratación, se solicitará documentación adicional para cumplir con nuestras políticas y de acuerdo con los requisitos legales en el país de residencia de usted, esto incluye una verificación de antecedentes. Si usted solicita empleo, queremos que esté al tanto de nuestros procesos de reclutamiento, selección y contratación, incluyendo las políticas importantes con respecto a la conducta de los(as) empleados(as).

Water For People es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con la creación de una cultura de justicia, equidad, diversidad e inclusión en nuestro lugar de trabajo. Water For People se esfuerza por crear y mantener un nivel de diversidad que refleje las comunidades a las que servimos. El logro de esto, independientemente de la raza, etnia, ascendencia, afiliación tribal, edad, género, orientación sexual, identidad de género, religión, estado de veterano, discapacidad, clase socioeconómica, nivel educativo, estado de paternidad, información genética, afiliación política u otras identidades sociales es fundamental para nuestra capacidad de tener un mundo donde cada persona tenga acceso a servicios de agua y saneamiento confiables y seguros.

Nuestro compromiso asegura que:
- Tengamos una variedad diferente de pensamiento que proviene de diversos orígenes y culturas, lo que nos permite resolver algunos de los mayores desafíos del mundo.
- Luchemos por una cultura de inclusión y pertenencia tratándonos unos a otros con dignidad, respeto y aprecio que nos permita sentirnos bienvenidos, apoyados y valorados.
- Conectemos, comuniquemos y construyamos relaciones duraderas de manera efectiva con las partes interesadas dentro de nuestras diversas comunidades.
- Tengamos diversidad de pensamiento, perspectivas, antecedentes, identidades y talentos que apoyarán nuestra misión de desarrollar servicios de agua potable y saneamiento de alta calidad que estén disponibles en una Cobertura Total Para Siempre.

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